Um desafio enfrentado por quem organiza qualquer tipo de evento, tais como workshops, palestras, congressos, simpósios, entre outros, é manter a organização de dados dos participantes. Principalmente quando trata-se de eventos que ocorrem por vários dias, os dados de cada participante e o registro de frequência de cada um deles para cada dia do evento podem ficar um pouco confusos durante a ao final do evento, por isso é importante contar com um processo bem definido de coleta de dados.
Os dados pessoais coletados dos participantes são comumente importantes para algumas atividades, tais como disparos de e-mails marketing para divulgação e comunicação, cadastramento e controles de acessos de participantes, processamento de cobranças e pagamentos, emissão de certificados etc.
Existem alguns desafios que você tem que ficar atento antes de coletar os dados. Continue lendo para saber mais.
Coletar dados dos participantes de forma fácil
As vezes criar um Excel ou documento Word é tudo que você precisa para começar a organizar os dados de seus participantes (te ajudamos com isso nesse outro artigo), no entanto queremos te apresentar uma solução mais fácil. Você pode utilizar uma ferramenta especializada para lista de presenças, o listapresenca.com.br, no qual você cria uma conta de forma rápida e gratuita.
Após criar a conta na ferramenta e efetuar o login, será apresentado um quadro para a criação de seu primeiro evento e de sua lista de participantes, tudo bem intuitivo. Nesta tela já é possível informar se quer coletar apenas nome e e-mail de cada participante ou também deseja número de documento ou quaisquer outros dados. Utilize esse outro artigo se tiver dúvidas nesta etapa.
Depois de criado, na área de gestão da lista, você também pode solicitar outros dados caso tenha esquecido na etapa anterior. Nesta caso basta seguir para a área de “Configurações dos campos” aonde poderá informar quais documentos cada participante pode fornecer como CPF, RG, CNH, por exemplo e quais outros campos deseja solicitar como telefone, cidade, estado ou quaisquer outros que desejar.
Se o seu evento ocorrer por mais um dia, nesta mesma tela, você ainda poderá optar por solicitar dados específicos para cada dia. Este recurso é muito útil quando você estiver utilizando a lista como chamada, por exemplo. Falamos um poucos mais sobre isso neste outro artigo.
Após a configuração de dados que deseja coletar, cada link público da lista apresentará os campos correspondentes para os que desejem ingressar na lista possam preencher.
Cuidados na solicitação, manutenção e manipulação dos dados
Você, como organizador de um evento, deve estar atento a como coleta, trata e compartilha os dados coletados dos participantes.
Erroneamente muitas pessoas pensam que após a entrada em vigor da lei geral de proteção de dados (LGPD) os dados não podem mais serem coletados, no entanto, isso não é totalmente verdade, eles podem sim serem coletados desde que a pessoa ou empresa que os solicitar respeitem algumas regras.
Entre as regras que a LGPD impôem estão:
- Informar ao participante porque ele precisa fornecer cada dado solicitado;
- Informar ao participante o que será feito com cada dado solicitado;
- Informar se o dado será compartilhado com terceiros e para quais finalidades;
- Informar por quanto tempo o dado ficará em sua posse;
- A pessoa que fornecer seus dados deve estar ciente e concordar com os pontos acima.
Por isso, sempre que você criar uma lista de presença para o seu evento peça o consentimento dos participantes antes de que eles informem seus dados. Neste termo de consentimento indique os pontos contidos nos tópicos acima. Um exemplo seria: “Todos os dados fornecidos para esta lista serão utilizados exclusivamente pela organização do evento para os propósitos exclusivos do mesmo, até no máximo uma semana após o término do evento. Os dados não serão manipulados ou repassados a terceiros.”
Mais uma vantagam em utilizar a plataforma listapresenca.com.br, pois ela te ajudará a cumprir esses requisitos. Cada lista criada já conta com uma mensagem de consentimento padrão, a qual ainda pode ser customizada conforme sua necessidade.
A plataforma ainda cuida da anonimização dos dados fornecidos. Ao divulgar a lista de seu evento através de um link público, cada participante não vê os dados dos outros participantes, pois esses dados são apresentados de forma anônima. Apenas o gestor da lista poderá ver, editar, excluir, exportar os dados, etc.
Outra forma que a plataforma ajuda é na anonimização dos dados de forma definitiva após o término de seu evento, e faz isso segundo as regras abaixo:
Em um período mínimo de 3 meses após o término do evento e suas listas configuradas pelo usuário, a plataforma vai anomizar todos os dados dos partipantes presentes nas listas, tornando anônimos números de documentos e outros dados de cada participante de forma permanente, e, em um período mínimo de 12 meses após o término do evento e suas listas configuradas pelo usuário, excluí-las permanentemente, assim como toda a relação de participantes, seus dados, suas presenças e demais dados relativos ao evento e suas listas.
Esperamos ter te ajudado na coleta e na organização de dados de seus eventos.
Até a próxima dica!
