Mais do que um Google forms ou Excel, uma lista de presença online pode te ajudar do pré, durante e no pós-evento. Vamos falar um pouco sobre cada etapa apresentando a plataforma listapresenca.com.br.

Antes de começar, te convido a criar sua conta gratuita na plataforma através do link listapresenca.com.br/criar-conta.php, ou ainda, leia nosso artigo mais introdutório sobre as lista de presença online: Lista de presença: como criar uma para seus eventos ou cursos.

Vamos começar? Neste artigo vamos responder as principais dúvidas para cada fase de seu evento.

Pré-evento

Antes do evento você pode ter algumas dúvidas, como por exemplo:

• Como convidar pessoas para o meu evento?
• Quantas pessoas estarão interessadas em ir ao meu evento?
• O espaço físico que tenho disponível será o suficiente para a quantidade de pessoas?
• Se o número de pessoas for maior que o espaço comporta, como faço uma lista de espera?
• Como organizar os dados das pessoas que vão ao evento?

Como convidar pessoas para o meu evento?

Uma vez criado o evento na plataforma, você terá algumas possibilidades de convite: você pode simplesmente copiar o link público de sua lista (ou o seu formato em QR Code, ou através do atalho para enviar pelo Whatsapp) e divulgar para os convidados, desta forma eles acessam e podem informar se pretendem ir, se não pretendem ir ou se ainda não sabem.

Outra forma de convidar é através do e-mail, neste caso, você deve cadastrar os participantes previamente na sua lista (com ou sem seus respectivos e-mails), selecionar os que deseja enviar convite e verá que na janela que abrir, cada um deles terá um link único e uma senha. Neste momento você poderá optar por enviar automaticamente (para os que têm e-mail cadastrado) ou manualmente este link e senha para cada convidado.

Quantas pessoas estarão interessadas em ir ao meu evento?

Assim que seus convidados forem confirmando presença (ou ausência) em sua lista, você poderá acompanhar em tempo real através da área administrativa da plataforma listapresenca.com.br. Para cada pessoa que responder você verá um ícone verde se confirmou presença, vermelho se confirmou ausência ou laranja se informou ainda não saber de irá. Com os totais de confirmações você saberá a quantidade de pessoas interessadas. Se seu evento for de mais de um dia, você consegue saber esses totais por dia também, e com essas informações conseguirá saber se o espaço físico que tem disponível será o suficiente para a quantidade de pessoas.

Se o número de pessoas for maior que o espaço comporta, como faço uma lista de espera?

Um dos recursos interessantes da plataforma listapresenca.com.br é possibilitar definir um número máximo de pessoas para uma lista e permitir que o sistema crie automaticamente uma lista de espera se o número de pessoas exceder o limite. Esta configuração é feita na lista, se você não quiser permitir a lista de espera automática o convidado apenas verá uma mensagem informando que a lista está cheia, porém, se criar a lista de espera, esses nomes ficam separados em listas diferente, podendo ser transferidos de lista posteriormente, se for o caso.

Como organizar os dados das pessoas que vão ao evento?

Assim como no Google forms que você define quais campos a pessoa deve responder, na plataforma listapresenca.com.br isso também é possível. Os dados mínimos para uma pessoa se cadastrar em uma lista é apenas o nome e o e-mail, mas você pode definir outros que julgar necessários, como documento, whatsapp, data de nascimento ou qualquer outra informação. Todas elas ficarão armazenadas e organizadas em sua lista, permitindo inclusive a exportação futura em planilha.

Durante o evento

Durante o evento, as dúvidas já são outras, como por exemplo:

• Como recepcionar as pessoas na entrada e deixar sua presença confirmada?
• E se o evento ocorrer por mais de um dia, como registrar a presença para cada dia?
• No decorrer do evento, como saber a porcentagem de frequência de cada participante?
• Como utilizar a lista como chamada durante eventos presenciais?
• Como coletar presença dos participantes em eventos online ou gravados?

Como recepcionar as pessoas na entrada e deixar sua presença confirmada?

No caso de seu evento contar com uma secretaria na entrada, você poderia solicitar um documento para o participante ou simplesmente perguntar o seu nome, buscá-lo na lista de presença online (ou fazer filtro pela incial do nome), e ao encontrá-lo, clicar no botão que confirma a presença. Se o mesmo não estiver na lista, você poderá adicioná-lo se for o caso.

Se você quiser recepecionar de uma forma mais tecnológica, que inclusive, pode fazer você evitar filas na entrada, poderá utilizar o recurso de check-in via QR Code, neste caso você precisará ter previamente os participantes cadastrados em sua lista, enviar para eles (manual ou automaticamente via e-mail) seus respectivos QR Codes e no dia do evento ter um ou mais celulares (ou tablets) que ao ler esses QR Codes já confirmam presença automaticamente na lista, mantendo todo o histórico de leituras para futuras consultas.

E se o evento ocorrer por mais de um dia, como registrar a presença para cada dia?

Você notará que eventos cadastrados para mais de um dia na plataforma têm para cada participante, por padrão, uma coluna para registrar presença para cada um dos dias. Na secretaria de recepção basta então informar, para cada dia, a presença do participante. Se a presença está ocorrendo via leitura de QR Code, o código não muda, ou seja, o QR Code que o participante recebe é o mesmo para cada dia do evento, o que muda é a URL de leitura que os celulares ou tablets da recepção usarão para ler esses códigos e assim manter o registro correto de presenças por dia.

No decorrer do evento, como saber a porcentagem de frequência de cada participante?

Essa é uma das facilidades de utilizar uma plataforma especialista em lista de presenças online, pois a qualquer momento você poderá entrar na área gerencial de sua lista e passar o mouse sobre o nome de qualquer participante, que automaticamente, você verá a porcentagem de presença dele naquele exato momento. Se seu evento for de vários dias, pode ir acompanhando e fazendo filtros para descobrir quem está mais assíduo ou não e planejar ações para esses públicos, como por exemplo, ações de resgate para evitar que a taxa de abandono total seja muito grande ao final do evento.

Se o seu evento ocorre por muitos dias e entre a data inicial e final terá ou terão dias sem encontros, você pode definir isso na plataforma, para que a mesma desconsidere essas datas nos cálculos de frequência.

Como utilizar a lista como chamada durante eventos presenciais?

Você notará que eventos cadastrados para mais de um dia na plataforma têm, por padrão, um link diferente para cada dia do evento. Estes links servem para registrar presença como uma chamada, ou seja, você pode informar este link (ou sua versão em QR Code) no final do seu encontro para que o participante entre e registre sua presença. Uma ação comum é ter esse QR Code no último slide da apresentação, aonde o participante lê o código e informa seus dados, deixando assim sua presença registrada para aquele dia.

Como coletar presença dos participantes em eventos online ou gravados?

Para eventos online e/ou gravados, você pode utilizar a estratégia dos links únicos por dia, e também poderá optar por utilizar outros recursos avançados da sua lista de presença online. Um deles é criar um campo específico para cada uma das datas com palavra-chave (ou senha), para confirmar que a pessoas que está assinando a chamada tenha visto o conteúdo até o final, por exemplo. Outro recurso avançado interessante é liberar a assinatura da presença até alguns dias depois do encontro. Funciona assim: Cada lista por dia somente pode ser respondido dentro das 24 horas daquele dia (por padrão), mas nas configurações avançadas você pode definir que determinado link fique por mais dias aberto, o que faria sentido para eventos gravados, por exemplo.

Pós-evento

Agora que o evento chegou ao fim, em geral, as dúvidas são:

• Como saber a real frequência de cada participante?
• Como exportar todos os dados dos participantes e suas presenças para uma planilha?
• Como emitir e enviar certificados aos participantes?

Como saber a real frequência de cada participante?

Após a finalização de seu evento, passe o mouse sobre cada um dos participantes na sua lista de presença online para saber na hora a sua frequência. Você também pode utilizar os filtros da ferramenta para lhe mostrar os participantes presentes ou ausentes em determinadas datas, filtros por frequência também são possíveis, como por exemplo, para saber com um clique a lista de quem atingiu a porcentagem de frequência mínima para receber o certificado de participação.

Como exportar todos os dados dos participantes e suas presenças para uma planilha?

Utilize a funcionalidade de exportar todos os dados de sua lista, incluindo as presenças por dia, de toda a sua lista. A ferramenta permite a exportação em formato XLS para abrir diretamente no Excel ou ainda o formato CSV que, entre outras funcionalidades, permite a importação em outros softwares.

Como emitir e enviar certificados aos participantes?

Uma vez que você verificou quais dos participantes devem receber certificado de participação em seu curso ou evento, a plataforma é integrada com o emissor de certificados gerarcertificado.com.br, que emitirá dezenas de certificados em poucos minutos, além de poder enviar automaticamente esses certificados em PDF para os respectivos e-mails de cada participante. Para saber mais sobre esta emissão basta assistir ao tutorial em vídeo:

Gostou? Então comece agora! Esperamos que a plataforma seja útil no seu dia a dia, assim como ajuda a milhares de usuários diariamente.

Para mais dicas, continue lendo os artigos de nosso blog.

Até a próxima!

Você encontrou a solução! Vamos te apresentar neste texto a plataforma gerarcertificado.com.br. Antes de começar, é importante ressaltar que, utilizando esta ferramenta, mesmo com uma conta sem custo mensal, seus certificados:

• Poderão ser customizados;
• serão emitidos em formato PDF;
• terão um código de validação via QR Code;
• poderão ser enviados automaticamente para o e-mail de cada aluno;

Vamos começar?

Comece com a criação da conta. Através de um único formulário com poucos campos, você cria a conta e receberá em seu e-mail um link para ativação. Faça isso através deste link: gerarcertificado.com.br/criar-conta.php. Após ativar sua conta, faça login na ferramenta.

Se você precisar emitir certificados apenas com o nome do aluno, pare de ler aqui e siga para nosso outro artigo: Como emitir certificados de forma rápida: dezenas em poucos minutos, caso contrário, siga a leitura.

Preparação da conta para poder incluir o CPF do aluno

Ao criar sua conta, ela é gratuita, com ela não é possível a inclusão do CPF do aluno/participante de seu curso/evento, você precisará transformar sua conta em uma conta premium e ativar uma assinatura mensal, que pode ou não ter custo fixo, a depender de sua necessidade.

Então, para transformar sua conta gratuita em conta premium você deve acessar este link https://gerarcertificado.com.br/planos-e-precos.php e clicar no botão “Quero ser premium”. Neste momento você receberá 10 créditos gratuitamente e não precisará informar nenhum dado de cartão de crédito ou fazer qualquer pagamento.

A primeira etapa está pronta, sua conta agora é premium e com ela você já consegue enviar os certificados automaticamente para o e-mail do aluno/participante de seu curso/evento, porém, falta ainda alguns passos para poder informar o CPF ou outros dados.

Agora que você já tem uma conta premium você precisa ativar os recursos avançados da plataforma. Para isso acesse o link https://gerarcertificado.com.br/assinaturas-premium.php e terá duas opções: Ou você pode escolher uma assinatura mensal com custo fixo que engloba uma franquia de emissões e envios dentro de 30 dias por um determinado valor, ou pode optar (no final desta página) por ativar as funcionalidades avançadas sem custo fixo mensal, neste caso somente precisará comprar créditos quando for emitir certificados.

Após a ativação da assinatura, agora pode configurar o CPF do aluno

Certo, você já escolheu sua assinatura mensal e a ativou, então sua conta já tem as funcionalidades necessárias habilitadas, agora você deve informar ao sistema quais variáveis você deseja para o aluno/participante, no caso em questão seria o CPF (e se no futuro você precisar de outros dados poderá utilizar as mesmas instruções seguintes, inclusive dados do curso/evento).

Então no menu superior, clique em “Recursos adicionais” e escolha a opção “Gerenciar variáveis”. Na janela que abrir você verá que na área “Variáveis para participante/aluno” terá as variáveis para o nome e e-mail do mesmo, e logo abaixo desses campos haverá dois campos vazios: No primeiro campo escrito “Nome da variável” você pode digitar “CPF” e no campo seguinte você verá que o sistema sugerirá que a variável seja [CPF]. Você pode deixar assim e clicar em “Salvar”.

Certo, agora o sistema sabe que quando você for emitir certificados, além do nome e e-mail de cada aluno/participante você quer também informar o CPF, sendo assim, quando você estiver na tela de informes dos dados dos aluno/participante haverá uma coluna destinada a este dado, assim como se preferir, poderá enviar este dado junto na planilha de informações dos alunos/participantes (importação).

Sua conta acaba de ser configurada. Este processo não precisará ser repetido todas as vezes que for emitir certificados, nem quando enviar novos modelos visuais, pois o sistema guarda todas essas configurações em sua conta.

Emitindo os certificados

Dentro do sistema de geração de certificados, tudo funciona em 4 passos, sendo o primeiro para definição do modelo visual, o segundo para informar os dados dos alunos/participantes, o terceiro para os dados do curso/evento e o quarto passo para verificação e definições de quem receberá por e-mail automaticamente.

Passo 1: Definição de modelo visual

Com tudo pronto clique em “Gerar certificados” ou após o login, você já será direcionado para iniciar o passo 1. É neste passo que você pode precisará enviar um modelo visual personalizado podendo conter logo, assinaturas, entre outros elementos visuais que desejar. Você precisará de um modelo visual personalizado para poder incluir sua variável CPF. Se utilizar os modelos prontos da plataforma, não conseguirá utilizar o campo CPF ou quaisquer outros customizados por você.

Para criar um certificado personalizado para você ou sua empresa siga as dicas de nosso artigo Certificado personalizado: como criar um para minha empresa ou meus cursos?. Feito o envio da sua arte personalizada, na tela de customização de seu modelo, basta editar o texto sugerido pelo sistema incluindo a variável [CPF] na posição desejada. Após finalizar clique em “Salvar” e siga para as próximas etapas.

Passo 2: Definição dos participantes/alunos

Agora, com o modelo configurado e escolhido, você deverá seguir para a tela onde informará todos os alunos que receberão o certificado. Informe o nome, e-mail para cada um deles (o campo e-mail será obrigatório apenas se desejar enviar o PDF do certificado via e-mail automaticamente) e CPF (também opcional, já que é um campo personalizado).

Nesta etapa, você pode fazer o cadastro manualmente ou enviar um arquivo Excel em formato CSV para cadastrar vários de uma única vez. A quantidade máxima por emissão é de 500 alunos para contas premium e de 1000 alunos para contas com mensalidades ativadas.

Passo 3: Definição dos dados do curso/evento

Finalizada mais essa etapa, você deve seguir para o passo 3 onde informará os dados do curso ou evento para o qual os certificados serão emitidos. Alguns dados são obrigatórios e outros opcionais. Atente para a importância destes dados, eles serão apresentados no momento da validação do certificado por parte do portador, logo, estes dados ajudam a compor a veracidade do documento e demonstram profissionalismo de sua parte e/ou de sua empresa.

É neste terceiro passo também que você poderá informar o conteúdo programático que será impresso no verso do certificado, caso a sua conta tenha este recurso habilitado.

Passo 4: Conferência e emissão dos certificados

Utilize o botão “Gerar teste” (sempre abaixo do nome do primeiro aluno/participante) para fazer o download de um certificado de teste em formato PDF. Através dele, você deve avaliar se algo ficou fora do esperado, pois nesse momento você ainda poderá voltar aos passos anteriores e alterar alguma informação.

Você deve observar, por exemplo, se o número do CPF do aluno foi impresso no documento PDF exatamente aonde você definiu para ficar a variável [CPF], isso inclui frente e verso do PDF se for o caso de ter utilizado a variável em ambos os locais.

Se não houver nada a alterar, basta marcar as ciências e clicar em “Gerar todos certificados”.

Aguarde a geração de todos e faça o download do arquivo ZIP. Se você optou por enviar automaticamente via e-mail, os certificados são enviados para uma fila de envio e você pode acompanhar através da área de histórico de emissões na plataforma.

Gostou? Então comece agora! Esperamos que a plataforma seja útil no seu dia a dia e o faça economizar seu precioso tempo e de sua equipe, assim como faz com centenas de usuários diariamente.

Para mais dúvidas, conte sempre com o FAQ da plataforma.

Até a próxima dica!

Este artigo é voltado para quem está planejando promover eventos que ocorram de forma presencial, em que você precise registrar a presença de cada participante no decorrer dos dias do evento via leitura de QR Codes, dessa forma mais tecnológica, utilizando um smartphone ou tablet, para assim ganhar tempo.

Para esses casos queremos te apresentar uma solução mais fácil. Você pode utilizar uma ferramenta especializada para lista de presenças, o listapresenca.com.br, no qual você cria uma conta de forma rápida e gratuita.

Cadastrando o evento na plataforma

Após criar a conta na ferramenta e efetuar o login, será apresentado um quadro para a criação de seu primeiro evento e de sua lista de participantes, tudo bem intuitivo. Depois desta primeira etapa, vai notar que a primeira lista do evento estará vazia.

Agora, para que cada participante receba um QR Code, o primeiro passo é cadastrar todos os participantes nesta lista. Você pode fazer isso convidando-os para a lista, cadastrando manualmente ou através de planilhas. Se precisar de ajuda com os convites ou cadastros você pode consultar nosso artigo Lista de presença: como criar uma para seus eventos ou cursos.

Gerando os QR Codes

Uma vez que os participantes estejam cadastrados na lista você pode gerar os QR Codes para cada um deles, para tanto, selecione os nomes na lista e clique em “Enviar QR Code de presença para os selecionados”.

Na janela que abrir você terá acesso aos respectivos QR Codes para enviar manualmente, ou, se o participante tiver e-mail válido cadastrado, você pode optar por enviar automaticamente. Se optar por enviar automaticamente, cada QR Code será enviado para uma fila de envio, a qual poderá ser acompanhada na área “Histórico de QR Codes da lista”.

Lendo os QR Codes no(s) dia(s) do evento

Uma vez que os participantes estejam com seus respectivos QR Codes em mãos, você precisará lê-los nos dias do evento, desta forma registrando suas presenças. Então, para isso você deve abrir uma URL de leitura específica, em um ou mais dispositivos conectados à internet (smartphone ou tablet com câmera, por exemplo).

Atenção: esta URL não deverá ser divulgada para o público em geral, divulgue apenas para seus colaboradores que serão responsáveis por lerem os QR Codes. Atente também que, se o seu evento ocorrer por mais de um dia, o QR code do participante não muda, mas a URL de leitura sim.

Para ter acesso às URLs de leitura de QR Code, siga para a área de gestão da lista, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito, escolha a opção “Copiar links de leitura de QR Code”. Esta(s) será(ão) a(s) URL(s) na(s) qual(is) os dispositivos de leitura efetuarão as leituras dos códigos durante o evento.

No decorrer dos dias do evento você pode ler quantas vezes desejar cada QR Code, porém apenas a primeira leitura marca o participante como presente no dia, as demais leituras ficam armazenadas no histórico e você pode acompanhar na área “Histórico dos QR Codes da lista”. Esta sincronização acontece a cada leitura de QR Code.

Leitura sem conexão com a internet

E se no decorrer do evento o dispositivo de leitura ficar sem conexão com a internet, as leituras continuarão funcionando, porém, as mesmas ficarão apenas armazenadas no aparelho sem serem sincronizadas com a plataforma online. Neste caso, a cada 30 segundos haverá uma nova tentativa de sincronização de forma automática e, assim que restabelecida a conexão, os dados serão sincronizados. Você também terá a opção de fazer o download do arquivo de sincronização manual na impossibilidade da sincronização automática via internet.

Se optar pela sincronização manual das leituras, saiba que cada aparelho que efetuar leituras de QR Codes poderá baixar um arquivo do tipo CSV através do botão “Baixar arquivo para sincronização manual” presente na tela de leitura.

Estes arquivos devem ser enviados ao gestor da lista, que deve seguir para a área de gestão da lista que deseja sincronizar as leituras, clicar no ícone de participantes no canto superior direito e escolher a opção “Enviar arquivo de leitura de QR Codes de participantes”. Na tela que abrir basta selecionar um arquivo CSV de cada vez, repetindo todo o processo para cada arquivo de sincronização que necessitar.

Após este procedimento, as presenças serão confirmadas e você poderá ver os registros de todas as leituras dos QR Codes na área “Histórico dos QR Codes da lista”.

Gostou? Então comece agora! Esperamos que a plataforma seja útil no seu dia a dia, assim como ajuda a milhares de usuários diariamente.

Para mais dúvidas, conte sempre com nosso FAQ.

Até a próxima dica!